Проблема
Каждый день необходимо было подготовить и отправить около 400 сведений. Процесс состоял из длинной цепочки ручной работы сразу двух подразделений бэкофиса — Отдела по работе с персоналом и Канцелярии.
По процессу приходилось:
- печатать сами сведения и сопроводительные письма;
- подписывать документы на бумаге;
- делать копии;
- сортировать пакеты по адресатам;
- заполнять акты приёма-передачи;
- относить документацию в канцелярию;
- там снова сверять акты, формировать почтовые отправления и регистрировать сведения;
- готовить адресную книгу и конвертировать отправления;
- везти корреспонденцию в отделение Почты России.
Решение
Проверку данных сотрудниками оставили как обязательный этап.
Все этапы после провеки были автоматизированы приложением:
- регистрация сведений;
- подписание усиленной квалифицированной электронной подписью;
- фомирование ZIP-папки и её отправка по API в Почту России — без печати, создания копий, повторной сверки актов, ручного конвертирования и поездки в отделение.
Результаты
Раньше на весь процесс уходило 38.7 человеко-часов в день, сейчас — 11. Замеры произведены в ходе интервью с Заказчиками до и после внедрения автоматизации.
- экономия времени порядка 27.7 человеко-часов ежедневно (больше трёх полных рабочих ставок);
- денежная экономия составила от 31 585 руб ежедневно с учётом грейдовой системы и работы сотрудников должностей Младший специалист и Специалист.
