Проблема
Процесс отзыва доверенностей у уволенных сотрудников был неконтролируемым и несвоевременным:
- Выданные сотрудникам доверенности отзывались с опозданием или вообще не отзывались
- Отсутствовало единое место, где отслеживались все активные доверенности
- Нет автоматической связи между отделом кадров (информация об увольнении) и юридическим отделом (реестр доверенностей)
- Высокий риск того, что уволенный сотрудник сохранит доступ к доверенности и сможет её использовать
- Непредсказуемые сроки отзыва создавали юридические и репутационные риски для компании
Решение
Что делает система
- Автоматическая сверка данных между отделом кадров и юридическим отделом
- Ежемесячный мониторинг уволенных сотрудников и активных доверенностей
- Автоматическая рассылка уведомлений всем заинтересованным сторонам
- Полное документирование и архивирование результатов
Внедрили автоматизированную систему мониторинга и отзыва доверенностей:
Получение данных
Робот ежемесячно получает письма из двух источников:
- От отдела кадров: список сотрудников, прошедших процедуру увольнения
- От юридического отдела: реестр действующих доверенностей
Автоматическая сверка
Робот сравнивает список уволенных сотрудников с реестром доверенностей и выявляет совпадения.
Уведомление заинтересованных сторон
Система автоматически генерирует и отправляет письма:
- Уволенным сотрудникам: уведомление об аннулировании их доверенностей
- Отделу кадров: информация о выявленных доверенностях
- Юридическому отделу: список доверенностей на отзыв
Документирование
Все результаты сверки логируются и архивируются для аудита.
Результаты
- Своевременный отзыв доверенностей — автоматическая проверка ежемесячно
- Снижение юридических рисков — исключение использования доверенностей уволенными сотрудниками
- Полная прозрачность — единая система отслеживания всех доверенностей
- Освобождение ресурсов отделов кадров и юридического отдела
- Масштабируемость независимо от количества уволенных сотрудников
- Автоматизированный документооборот без участия человека
Подробнее о результатах
После внедрения решения:
- Своевременный отзыв доверенностей — система ежемесячно автоматически проверяет и уведомляет о необходимости отзыва
- Снижение юридических рисков — исключается риск использования доверенности уволенным сотрудником
- Полная прозрачность — все доверенности отслеживаются и контролируются в единой системе
- Освобождение ресурсов — отделы кадров и юридический отдел не тратят время на ручную проверку и рассылку уведомлений
- Масштабируемость — система работает эффективно независимо от количества уволенных сотрудников или доверенностей
- Автоматизированный документооборот — вся переписка и уведомления генерируются и отправляются без участия человека
